Dokument och foton
Hantering av alla dokument du behöver inom bygg
I dokumenthanteringen får du hjälp att både skapa, fylla i och hålla ordning på alla dokument som du behöver för dina projekt.
Så här går det till:
- När du installerar BYGGsamordnaren talar du om vad ditt företag har för uppgifter, och vad du själv heter och har för e-postadress mm.
- När du lägger upp ditt projekt så kan du ange vad beställaren heter, adress till arbetsplatsen, kontraktsform etc.
- När du skapar dokument i projektet kommer dessa uppgifter att automatiskt att fyllas i dokumentet. Samtidigt sparas dokumentet i en katalog som tillhör projektet.
- När dokumentet är klart kan du redigera det precis som du vill. Ingen risk att du oavsiktligt ändrar mallen. Inga konstiga länkar så att datum ändras så fort du öppnar dokumentet. Det blir precis som om du skrivit in det själv.
Alla mallar du behöver
BYGGsamordnaren innehåller mängder med mallar som används i byggbranschen som tex.
- Kontrakt och förfrågningar, betalningsplan
- Anmälningar både för AB92 och AB04
- Kontrollplan och olika egenkontroller
- Arbetsmiljöplaner
- Mötesprotokoll
- Pärmregister, pärmryggar, skyddsrond, anhöriglista
Givetvis kan man lägga till egna mallar och ändra utseende och innehåll på de som redan finns.
Skicka via E-post
Dokument som du vill skicka via E-post markerar du och väljer “Skicka via E-post”. Om du vill kan BYGGsamordnaren automatiskt konvertera dokumenten till PDF-format när du skickar via E-post. Bifogade filer som du får i dina inkomna E-post, kan du kopiera och klistra in i BYGGsamordnaren, så får du en samlad bild över dokumentationen i ditt projekt. Ännu mer värdefullt om man kör BYGGsamordnaren i nätverksmiljö. Då samlas all dokumentation på ett ställe.
Specialfunktioner för att göra anhöriglistor, distributionslistor, offertsammanställningar mm.
Gruppsändning
Om du behöver skicka ett brev via post, till flera mottagare, så finns det inbyggda funktioner för detta. Mycket användbart när man gör en offertförfrågan. När du gör en gruppsändning med BYGGsamordnaren kan man också utnyttja kategori-funktionen i företagsregistret för att lätt plocka fram de olika entreprenörer eller materialleverantörer man önskar skicka en förfrågan till.
Hantering av dokument
BYGGsamordnaren skapar och fyller i dokumentet och låter sedan Word eller Excel ta vid för fortsatt arbete med dokumentet. När dokumentet väl är skapat fungerar det precis som vilket annat word- eller exceldokument som helst. Mallar kan lätta göras för både word och excel. De uppgifter som BYGGsamordnaren fyller i dokumentet kommer inte att ändra på sig som tex. länkad information kan göra. Om BYGGsamordnaren fyller i dagens datum, så står det kvar samma datum även om du öppnar dokumentet 2 år senare. De dokument som skapas får unika nummer för att lätt kunna härleda från vilket projekt dokumentet kommer och exakt vilket dokument det är. (Spårbarhet)