Felsökning av koppling till ekonomisystem
 
Det finns två vanliga källor till fel i överföringen.
Antingen ligger felet i hur man bokat i ekonomisystemet eller
så har överföringen mellan systemen felat.
 
Nedan först en felsökning för bokningarna i ekonomisystemet därefter en mer teknisk felsökning (för datakunniga).
 
 
Felsökning, koppling mot ekonomisystem
Om leverantörs eller kundfakturor INTE tankas över till BYGGsamordnaren, så kan det bero på ett antal faktorer.
 
1.  Det vanligaste är att fakturan inte är bokad på projekt.
Då kommer den inte att läsas över till BYGGsamordnaren.
Kontrollera därför att fakturan är bokad på rätt projekt.
För dubbelkolla detta, så gör lämpligtvis ett projektutdrag från ekonomisystemet och kontrollera att fakturan finns med där.
 
2.  Projektnumret skall vara exakt detsamma som i ekonomisystemet. Ex. projekt 10-001 i BYGGsamordnaren och 10001 i ekonomisystemet, är INTE samma. Då kommer inte fakturor att läsas över.
 
3.  Om det gäller en kundfaktura, så skall fakturan normalt vara journalförd för att hämtas över till BYGGsamordnaren. Kontrollera därför återigen om kundfakturan finns med i projektutdraget från ekonomisystemet.
 
4.  Fakturadatum / verifikationsdatum kan vara äldre än 1-2 år.
I ex. Visma administration händer det ganska ofta att en leverantörsfaktura får fakturadatum ex. 0112-10-07. Eftersom övertankningen tar hänsyn till de transaktioner som inträffat 1-2 år bakåt i tiden, så kommer INTE denna faktura att läsas över. Kontrollera därför datum på fakturan eller verifikatet.
 
5.  I BYGGsamordnaren kan man ställa in att ett projekt motsvarar ett annat projektnr i ekonomisystemet. Ex. projekt 10-001 heter G10001-B22 i ekonomisystemet. Detta görs under Tider och kostnader / Funktionsmeny / Ekonomiska inställningar för projektet. Kontrollera att inte någon har skrivit in andra inställningar här.
 
6.  Fakturan kan ha bokförts på, av överföringsreglerna, spärrade konton.
Detta är inte så vanligt fenomen, men dubbelkolla med ekonomiansvarig att ni inte har spärrat ut vissa konton från överläsning.
 
7.  Någon kan ha flyttat fakturan till ett annat projekt i BYGGsamordnaren.
Under menyn Register / Sök leverantörsfaktura, så kan man lätt kontrollera om den sökta fakturan ligger i något annat projekt än vad man tänkt sig.
 
8.  Om ni har automatisk överföring nattetid, så kan denna slås ut vid byte av server, byte av ekonomisystem etc.
I menyn Hjälp / Om BYGGsamordnaren finns uppgifter om när senaste transaktionsinläsning har gjorts. Kontrollera detta datum innan ni ringer oss.
 
 
Teknisk felsökning (för datakunniga)
Om automatisk överföring görs (det vanligaste) så ligger det ett program som körs via schemaläggaren. Detta görs normalt från en server.
Det vanligaste är att det är problem med schemaläggningen.
 
 
Ett sätt att kontrollera om överföringen körts
Gå in i katalogen \ByggData\000 BSMTtr
(Denna katalog kan ibland heta ex \000 BSMttr 3l\. Dvs den har egentligen inget fast namn).
I denna katalog finns *.txt-filer som är loggar över vad som sker. Öppna dessa filer och kontrollera på slutet i filen om det finns några nya logg-anteckningar.
-  Om det finns loggar över alla datum, så innebär det att överkörningen körs
-  Om det inte finns några loggar, så är det schemaläggaren som har slutat att fungera
 
Ett (annat) sätt att kontrollera om överföringen körts
Det program som är schemalagt att köras heter Bsmttr.exe.
Den som är van vid loggfiler i Windows kan kontrollera om Bsmttr.exe har körts.
 
Om schemaläggaren har slutat fungera
Vanligaste felet är att de konton som behövs för att köra det schemalagda jobbet är borttagna eller att lösenord är utbytta alt upphört att gälla.
Vanligt är att Administratörskontot använts och att lösen ändrats.
Gå in i schemaläggaren och välj egenskaper för aktuell körning.
Sätt rätt konto för körningen och rätt lösenord.
 
I vissa fall slutar schemaläggaren att fungera pga uppdateringar av Windows. Detta är relativt sällsynt, och man kommer oftast runt problemet genom att helt enkelt lägga upp en ny schemalagd körning. Ta bort den gamla också.
 
 
Manuell provkörning
Oftast kan man köra BSMTtr.exe manuellt, genom att helt enkelt dubbelklicka på filen. Man ser då om några fel uppstår under körningen.
En körning tar normalt mellan 1 och 10 min.
Om körningen går bra, så ligger felet troligtvis i schemaläggaren och/eller har samband med rättigheter och användarkonton.
 
Vanligt förekommande fel av lite ”grövre natur”.
-Nytt bolag är upplagt från ex. säkerhetskopia. Dvs det bokförs inget nytt i det ”gamla” bolaget, överföringen komme i så fall att trampa vatten.
 
-Ekonomisystemet är flyttat alt. att databasen/filerna som ekonomisystemet använder är flyttat.
 
- Bytt ekonomisystem (ja, det har faktiskt hänt)
 
NOTERING
Schemaläggningarna kan du justera men justera inte själv scriptfilerna för överföringen.